如何整理好跨境卖家erp的基础数据?

作者: 易仓科技 2018-08-30 1127人浏览

数据作为外贸ERP的立足之本,虽说外贸ERP系统的主要作用是对企业信息的整合,但是信息的载体和表达都要通过数据完成。因此对于外贸ERP管理系统实施来说,数据的整理工作就显得尤为重要。那么该如何整理好这些“重要数据”呢?


1、确定工作范围
首先根据外贸ERP管理系统项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。


2、建立必要的编码原则
外贸ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法,所谓磨刀不误砍柴工,大家切不可急于求成,忽略了这些重要的工作。


3、建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣。


4、BOM结构的确定
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务,除此以外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM 每多一层,相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量,应尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。


5、离散数据整理
在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。


6、数据检查

完整性检查
完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性,所有的外贸ERP管理软件都有必须输入的字段,如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段,对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围,例如客户分类和所属地区等。


正确性检查
正确性的范围很广,这里不做一一说明,可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的,但是因为人为错误输入成负债类型的,再比如有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的错误在系统上线前必须发现并改正。


唯一性检查
数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误亚马逊ERP管理系统是发现不了的,必须利用人工查找,否则在上线后会发生多个账务错误。


7、数据录入
录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。
接下来就是录入工作了。


8、系统检验
完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。


数据是死的,但人是活的。只要找准方法,快速、低成本、低错误率地完成外贸ERP管理系统的基础数据准备便轻而易举。


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