数据作为外贸ERP的立足之本，虽说外贸ERP系统的主要作用是对企业信息的整合，但是信息的载体和表达都要通过数据完成。因此对于外贸ERP管理系统实施来说，数据的整理工作就显得尤为重要。那么该如何整理好这些“重要数据”呢？

1、确定工作范围
首先根据外贸ERP管理系统项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。

2、建立必要的编码原则
外贸ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法，所谓磨刀不误砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了这些重要的工作。

3、建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折扣。

4、BOM结构的确定
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，就会大大增加数据量。如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用编码，也不用录入软件系统，BOM 每多一层，相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量，应尽量少的BOM阶次可以使这项工作处于可控状态。

5、离散数据整理
在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交接时作好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。

6、数据检查

完整性检查
完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有的外贸ERP管理软件都有必须输入的字段，如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段，对企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查范围，例如客户分类和所属地区等。

正确性检查
正确性的范围很广，这里不做一一说明，可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但是录入成自制件，这样的错误在系统上线前必须发现并改正。

唯一性检查
数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝，这种错误亚马逊ERP管理系统是发现不了的，必须利用人工查找，否则在上线后会发生多个账务错误。

7、数据录入
录入前应该将基础数据原始档案归档，对于以电子文档保存的数据，应该将数据备份好，并注明整理人员、完成时间和最后版本，如果是打印的纸介质，应该将其保存在专门的文件柜中，作为重要文档管理。
接下来就是录入工作了。

8、系统检验
完成录入工作后仍然不能彻底放松，必须再次检查，此时最好的方法是利用软件程序测试数据，例如将数据库备份成一个新的数据库，将企业常用的流程在新数据库中做一遍，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

数据是死的，但人是活的。只要找准方法，快速、低成本、低错误率地完成外贸ERP管理系统的基础数据准备便轻而易举。